Certaines formations doivent être suivies plus d'une fois afin d'actualiser les connaissances d'un employé ou conserver une certification professionnelle. La gestion des requalifications à une formation permet d'automatiser ce processus et d'assurer la mise à jour des compétences de votre équipe.
Cette fonctionnalité est exclusive aux clients sur le plan Entreprise.
Voici quelques liens rapides :
Comment créer une requalification sur une formation?
Chaque formation peut avoir des paramètres de requalification uniques. Pour cette raison, la configuration d'une requalification se fait à même les paramètres d'une formation.
Vous devez donc aller dans le menu sur Contenu > Gérer les formations, puis sélectionner une formation existante ou en créer une nouvelle.
Dans les paramètres à droite, allez sur Complétion et retrouvez dans la page la section Requalification.
Activez la requalification pour avoir accès aux configurations.
Par défaut, les requalifications ne sont pas rétroactives. Si vous activez cette fonctionnalité, seules les futures formations complétées seront admissibles à la requalification.
Si vous activez la fonctionnalité sur une formation associée à des inscriptions déjà complétées, vous aurez l'option d'appliquer le délai de requalification rétroactivement à l'ensemble des utilisateurs inscrits.
Un courriel d'avis sera acheminé à chaque utilisateur nécessitant une requalification basé sur leur date de complétion de formation initiale.
Durée de validité de la formation
La durée de validité correspond au nombre de mois pendant lesquels la formation est valide à compter de sa date de complétion initiale. Si, par exemple, la formation doit être suivie aux 2 ans, vous pouvez indiquer « 24 » dans la case.
Dès qu'il aura complété la formation pour une première fois, l’étudiant aura alors 24 mois avant que sa certification ne vienne à échéance.
Période de requalification
La période de requalification correspond au nombre de jours pendant lesquels l’étudiant peut effectuer sa requalification. Ce nombre de jours est calculé avant la date d’échéance de la formation.
Reprenons notre exemple précédent avec une durée de validité de 24 mois, à laquelle on ajoute une période de requalification de 30 jours. Dans ce cas, l'étudiant pourra se réinscrire à la formation 23 mois après la date de complétion initiale et aura 30 jours pour re-compléter la formation à compter de cette date.
Supposons que la formation a été complétée le 1er juin 2022. L'étudiant pourra donc effectuer sa requalification entre le 2 mai et le 31 mai 2024.
Attention : Pour qu'un utilisateur puisse se requalifier, son compte doit être actif sur la plateforme. La désactivation d'un utilisateur entrainera l'annulation de ses délais de requalification en court.
Qu'est-ce qui se passe lorsqu'une formation vient à échéance?
Entre la date de complétion et le début de la requalification, l'étudiant aura accès comme d'habitude à ses formations complétées dans la plateforme. Il pourra donc consulter à nouveau le contenu en tout temps, au besoin.
Pendant la période de requalification, l'ancienne inscription sera retirée et il n'y aura que la nouvelle inscription en cours de disponible sur sa plateforme. Ainsi, il sera impossible de consulter ses anciennes réponses de quiz. Au début de la période de requalification, l'étudiant recevra un courriel lui indiquant la formation qu'il doit compléter ainsi que la date limite pour le faire.
On aura toujours une trace de chaque complétion dans le profil de l'étudiant ainsi que dans les rapports, afin que l'information soit sauvegardée dans le temps. Un étudiant pourrait donc avoir 5 inscriptions complétées pour la même formation à des dates espacées dans le temps.
Et si la formation est modifiée?
Lors de la requalification, l'étudiant sera inscrit à la version la plus à jour de la formation. Si celle-ci a été modifiée depuis la complétion initiale, il sera donc exposé à de nouveaux contenus.
Où suivre l'état des requalifications?
Les requalifications sont toutes listées dans la section Inscriptions > Rapports de progression > Requalifications.
Dans ce rapport, toutes les requalifications sont listées et vous pouvez filtrer selon leur état :
En cours (pendant la période de requalification)
À venir (avant le début de la période de requalification)
Complétées
En retard (si la formation n'a pas été complétée après la période de requalification)
Vous pouvez aussi sélectionner une formation, un groupe ou un utilisateur pour spécifier votre recherche.
L'affichage pour les étudiants
Pour les étudiants, il est aussi possible de consulter leurs inscriptions dans la section Requalifications. À cet endroit, ils pourront voir facilement leurs inscriptions en cours, celles à venir, les complétées et les requalifications en retard.
Ils pourront s'inscrire et suivre la formation seulement pendant la période de requalification ou lorsqu'elle est en retard.
Comment modifier une requalification?
Supposons qu'un étudiant vous demande de prolonger sa période de requalification ou que vous désiriez modifier la date de début ou de fin, vous pouvez le faire à même le profil de l'utilisateur.
Dans son profil, allez à la section Requalifications et cliquez sur le sous-menu de l'inscription que vous souhaitez éditer. À cet endroit, vous pouvez modifier ou supprimer la requalification.
En cliquant sur Modifier, vous pourrez changer la date de début et/ou la date de fin.