La fonctionnalité d'importation d'utilisateurs vous permet de créer et d'inviter plusieurs utilisateurs en simultané sur votre plateforme.
Avec cette possibilité, vous serez en mesure de mettre en place votre plateforme de formation en ligne en un tournemain!
Nouvelle importation
Dans le menu de la plateforme, rendez vous dans Utilisateurs > Ajout d'utilisateurs > Importations en lot. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle importation.
L'importation d'utilisateurs se fait 5 étapes faciles:
1. Télécharger le gabarit
Pour procéder à une importation, vous devrez d'abord télécharger notre gabarit Excel à remplir avec vos informations. Cliquez sur le bouton Télécharger le gabarit, sur votre plateforme.
Seules les colonnes apparaissant dans le gabarit seront importées. Complétez chaque colonne pour tous les utilisateurs que vous désirez importer. Dans certaines colonnes, vous aurez des choix prédéfinis avec un menu déroulant.
Vous devez inscrire le nom complet de l’utilisateur dans la colonne Nom. Dans les champs de date (si applicable), nous vous recommandons le format AAAA-MM-JJ.
2. Trouver les codes de localisation
Vous devez fournir le pays et la région de chaque utilisateur sur Workleap LMS.
Pour remplir les colonnes Pays et Région du gabarit, vous devrez donc utiliser des codes de localisation.
Cliquez sur le bouton Trouver un code de localisation afin d'utiliser les bons codes dans votre document. Vous pouvez copier un code dans votre presse-papiers en cliquant sur les boites Code pays et Code province.
3. Réviser le document finalisé
Il est toujours préférable de vérifier que toutes les informations sont remplies et conformes au format demandé avant de lancer le processus d'importation.
Une fois le gabarit dûment rempli, vous aurez une liste similaire à cet exemple:
Prendre note que les champs doivent contenir les informations sous forme texte. Si l'informations de vos champs est le résultat d'une règle de calcul, celui-ci ne sera pas importer.
4. Détails de l'importation (si applicable)
Avant de téléverser votre liste d'utilisateurs sur la plateforme, vous pouvez d'abord ajouter quelques détails supplémentaires.
D'abord, la section Groupes vous permettra d'assigner tous les utilisateurs de l'importation à un ou plusieurs groupes sur la plateforme.
Pour sa part, la section Message vous permet d'ajouter un message personnalisé au courriel d'invitation automatiquement envoyé à vos utilisateurs nouvellement importés.
Finalement, les Notes supplémentaires vous aideront à documenter chaque importation pour des fins de gestion interne de la plateforme.
5. Téléverser et importer une liste d'utilisateurs
Vous êtes maintenant prêts à téléverser votre fichier .xlsx sur la plateforme! Glissez-le dans l'espace réservé à cet effet ou cliquez sur le bouton Choisir un fichier.
Cliquez ensuite sur Importer pour procéder à l'importation.
Une fois le formulaire envoyé, l’importation peut prendre de quelques secondes à quelques minutes, selon sa taille. Vous pouvez voir le statut de l’importation dans l’index (Utilisateurs > Ajout d'utilisateurs > Importations en lot).
Sommaire de l'importation
Lorsque l'importation est complétée avec succès, un message de confirmation apparaîtra au bas de la plateforme. Cliquez sur Consulter le sommaire de l'importation pour connaitre les détails liés à cette dernière.
Le sommaire de l'importation vous fournira des informations supplémentaires en cas de problème avec l'un des utilisateurs soumis dans votre fichier d'importation.
Le sommaire vous permettra aussi d'inscrire manuellement les utilisateurs nouvellement importés à des formations, en cliquant sur Inscrire les utilisateurs.
À noter:
Si vous importez un utilisateur dont le courriel est déjà associé à un compte sur votre plateforme, cet utilisateur ne sera pas modifié ou dupliqué. Seuls les groupes assignés à l’importation seront ajoutés à son profil existant.
Si vous importez un utilisateur qui a déjà un compte avec un autre courriel, les 2 comptes ne seront pas liés et compteront comme 2 utilisateurs.
Si l’importation est échouée, aucun utilisateur ne sera importé. Vous pourrez corriger les erreurs dans le fichier et le téléverser à nouveau.
Avant d’importer de nouveaux utilisateurs, assurez-vous de respecter la limite d’étudiants actifs établie dans votre abonnement en cours. (Plan Entreprise seulement)